Orice proces începe cu învestirea instanței de judecată cu un act de sesizare, care poartă diferite denumiri: cerere de chemare în judecată, plângere, contestație – în materie civilă, sau rechizitoriu, plângere, acord de recunoaștere a vinovăției – în materie penală. Instanțele judecătorești sunt învestite de către persoane fizice, instituții sau chiar de către procuror.
Actul de sesizare a instanței, indiferent de denumirea lui, se depune, fizic, prin poștă sau online, la Registratura Instanței, unde, în urma stabilirii obiectului cauzei, se introduc datele de identificare și celelalte elemente necesare pentru crearea dosarului în aplicația electronică ECRIS. Aplicația atribuie dosarului un număr unic și îl repartizează aleatoriu unui complet de judecată.
Actul de sesizare, împreună cu toate documentele depuse de părți, toate cererile depuse de ele pe parcursul derulării procedurii, precum și toate hotărârile judecătorești date în timpul procesului, care se numesc încheieri, alcătuiesc Dosarul Instanței.
Dosarele sunt păstrate la Arhiva Instanței, pentru ca documentele să fie scanate în vederea arhivării electronice, după care se procedează la coaserea și numerotarea filelor dosarului. Arhiva instanței nu este pasivă, nu este un simplu depozit de dosare, ci dosarele pot fi consultate oricând de către părți de-a lungul procesului, potrivit programului de lucru afișat, pe baza unei cereri scrise, aprobate de șeful compartimentului arhivă, fiind necesară prezentarea unui act de identitate. Nu este permisă părăsirea arhivei cu dosarul sau detașare de acte din dosare.
Fotocopierea actelor din dosar este permisă numai cu încuviințarea președintelui instanței sau a judecătorului desemnat de acesta și în prezența unui angajat al arhivei.
Rolul cheie în cadrul instanțelor judecătorești îl au judecătorii. Judecătorii, care își desfășoară activitatea în cadrul instanțelor, soluționează dosarele în Complete de Judecată, alcătuite din unul sau mai mulți judecători.
Odată ajuns în fața judecătorului, acesta dispune măsurile necesare și realizează activitatea de judecată propriu-zisă.
Activitatea administrativă și organizatorică în instanțe este asigurată de personalul auxiliar de specialitate și conex care alcătuiește Grefa Instanței.
Grefierul de ședință întocmește citațiile încheierile de ședință și celelalte acte de procedură dispuse de completul de judecată.
După ce judecătorii din completul de judecată se consideră lămuriți, ei soluționează dosarul cauzei pronunțând și motivând o Hotărâre Judecătorească, care precizează în ce mod au decis judecătorii cu privire la solicitările care le-au fost adresate.
Grefierul de ședință comunică părților hotărârea judecătorească și înaintează dosarul în arhivă.
În mod obișnuit, partea nemulțumită de o hotărâre judecătorească a primei instanțe o poate ataca, pentru motivele prevăzute de lege, de regulă la instanța superioară, situație în care alți judecători examinează din nou dosarul cauzei. Căile de atac împotriva hotărârilor judecătorești sunt prevăzute expres și detaliat de lege.
Cererea prin care se exercită calea de atac se depune la instanța a cărei hotărâre se atacă.
Grefierii arhivari șnuruiesc dosarul, aplică sigiliul, certifică numărul filelor dosarului și, dacă este cazul, înaintează dosarul în căile de atac.
În căile de atac dosarul va urma același traseu administrativ, între registratură, arhivă și completul de judecată.
Hotărârea judecătorească definitivă va fi pusă în executare prin înaintarea acesteia la biroul de executări penale sau civile, în funcție de materia în care a fost judecat procesul.
